Jaké základní údaje v rámci NSZ zpracováváme o klientech a účastnících NSZ:
V případě, že má účastník NSZ nějaké zdravotní omezení, které by pro něj mohlo znamenat ztížení absolvování NSZ, může požádat o úpravu podmínek absolvování NSZ, v takovém případě nám poskytne informaci o svém zdravotním omezení a my tento údaj zpracováváme, zpravidla ve spolupráci se střediskem Teiresiás (Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky Masarykovy univerzity v Brně). Středisko Teiresiás posoudí předložené informace a případné lékařské zprávy a rozhodne o způsobu, jakým mají být podmínky zkoušky modifikovány. Spolupráce se střediskem Teiresiás probíhá na smluvním základě a údaje účastníků jsou tímto způsobem zpracovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k úpravě podmínek NSZ. Informaci o modifikaci zkoušky (nikoliv o zdravotním omezení) předkládáme na vyžádání fakultě.
Proč údaje zpracováváme:
Co nás opravňuje tyto osobní údaje zpracovávat, případně proč musíme tyto údaje zpracovávat:
Údaje v listinné podobě (záznamové archy, dotazníky, seznamy pro kontrolu totožnosti) zpracujeme do elektronické podoby ihned po skončení daného termínu NSZ. Listiny jsou pak uloženy v zabezpečeném skladu pro případ, že by se vyskytl problém s elektronickou podobou údajů, a to pouze po nezbytně nutnou dobu, pak jsou skartovány.
Veškeré osobní údaje včetně výsledku NSZ jsou po převodu listin do elektronické podoby dále zpracovávány již jen v elektronické podobě. Údaje jsou uloženy na serveru společnosti Scio a jsou zálohovány na záložním serveru. K ochraně dat na serverech jsou přijata veškerá nezbytná technická opatření tak, aby bylo eliminováno riziko ztráty či úniku údajů. K samotným údajům pak mají přístup pouze ti pracovníci společnosti Scio, kteří jsou řádně proškoleni o ochraně osobních údajů a správných postupech zaručujících, že nedojde ke ztrátě či úniku údajů nebo výsledku, a nebo k jejich poškození. Okruh pracovníků, kteří mají k údajům přístup, je omezen pouze na ty, kteří jej nezbytně potřebují.
Po dobu 60 dní ode dne konání online zkoušky jsou zpracovávány a uloženy:
Po dobu dvou měsíců ode dne konání zkoušky jsou zpracovávány a uloženy:
Do konce října příslušného akademického roku (s ohledem na dobu ukončení přijímacího řízení v daném roce, v rámci kterého mají být výsledky NSZ použity) jsou pro případ potřeby řešení různých námitek či reklamací archivovány:
Identifikační údaje v souvislosti s dotazníkovým šetřením jsou ihned po zpracování dat z dotazníku vymazány, resp. v případě online NSZ jsou z online záznamového archu staženy odpovědi z dotazníkového šetření ke zpracování v pseudonymizované podobě a z profilu účastníka ve ScioLinku jsou smazány. Ke zpracování dat z dotazníku dochází tak, že prostřednictvím identifikátoru propojíme data z dotazníku s výsledným percentilem účastníka a dalšími základními sociodemografickými údaji získanými v rámci přihlášky k NSZ (např. pohlaví, ročník narození). Po doplnění těchto dodatečných údajů následně z databáze vymažeme všechny identifikační kódy, takže poté již nebude možné zjistit, jak konkrétní účastníci na otázky v dotazníku odpovídali.
Po dobu 5 let od ukončení přijímacího řízení v daném akademickém roce (pro případ reklamace ze strany fakult) jsou na záložním serveru (bez uživatelského přístupu k nim):
Údaje účastníka také zůstávají na účetních dokladech po zákonem stanovenou dobu pro archivaci účetních dokladů.
Po uplynutí 5 let probíhá další zpracování údajů účastníka včetně výsledku NSZ výhradně v pseudonymizované podobě. To děláme tak, že místo jména, příjmení a data narození resp. rodného čísla přidělíme kód – tzv. hash. Z hashe nelze zpětně zjistit identitu účastníka, proto nikdo, kdo s touto databází pracuje a zpracovává ji pro různé vědecké či statistické účely, nemůže zjistit identitu účastníka. Znovu tyto pseudonymizované údaje přiřadit ke konkrétnímu člověku lze jen tehdy, pokud se znovu vytvoří hash zadáním určitých osobních údajů účastníka a podle hashe se pak vyhledají údaje z databáze. Tedy k tomu, aby kdokoliv mohl zjistit, jaký výsledek NSZ (a další související údaje) měl konkrétní účastník NSZ, musel by mít k dispozici identifikační údaje účastníka, algoritmus k vytvoření hashe a pseudonymizovanou databázi. Tyto tři části neuchováváme společně, riziko neoprávněného přístupu ke všem údajům včetně výsledků NSZ je tedy naprosto eliminováno. Navíc identifikační údaje po uplynutí doby 5 let mažeme zcela, takže zjistit starší výsledek NSZ je možné jen v případě, že nám sám účastník dá znovu údaje, ze kterých bychom mohli vytvořit znovu hash k vyhledání výsledku k pseudonymizované databázi. Pro nás jsou od tohoto okamžiku údaje zcela anonymní, nejsme bez dalšího schopni zjistit, čí je který výsledek.
Jak už jsme uvedli dříve – výsledek NSZ konkrétního účastníka předáváme fakultě či fakultám výhradně na základě pokynu, který nám tento účastník dá ve svém osobním profilu. Tento pokyn může být dán jednak jako pokyn k poskytnutí výsledků konkrétní fakultě či více fakultám, jednak jako pokyn k poskytnutí výsledku NSZ kterékoliv fakultě, která o to požádá.
Ve spolupráci s fakultami je tedy třeba provést přiřazení výsledku NSZ k uchazeči o studium na fakultě. Toto přiřazení si může provést fakulta sama nebo ho provede společnost Scio tím způsobem, že zpracuje databázi uchazečů o studium na této škole tak, že k těm z nich, kteří se zúčastnili NSZ a dali pokyn k předání výsledku této fakultě, přiřadí výsledek NSZ. Toto předání výsledků, resp. přiřazení výsledků k jednotlivým uchazečům probíhá na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené mezi příslušnou fakultou a společností Scio. K přiřazování a předávání výsledků se využívá zabezpečená aplikace společnosti Scio k tomuto účelu určená.
V případě, že nám fakulta předává na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů vlastní databázi uchazečů o studium, uchováváme tuto databázi po dobu zpracování (přiřazení výsledků) a dále případně po dobu uvedenou ve smlouvě, nejdéle však po dobu záruční lhůty na služby, která činí pro fakulty 5 let.
Při realizaci NSZ v distanční formě, tedy v případě, kdy účastník NSZ zkoušku absolvuje z domova z počítače připojeného přes internet k testovacímu rozhraní, je mimo výše uvedené údaje a způsoby a účely jejich zpracování nutné zpracovávat další osobní údaje takového účastníka za účelem ověření regulérnosti zkoušky.
Stejně jako u prezenčních NSZ je i v případě online NSZ třeba ověřit totožnost účastníka. Stejně tak, jako probíhá ověření totožnosti na místě konání prezenčních NSZ podle průkazu totožnosti, který účastník předloží při prezenci, je třeba, aby účastník ověřil svoji totožnost prostřednictvím videozáznamu, resp. fotografie provedené kamerou, kdy před kamerou přidrží účastník svůj průkaz totožnosti. Totožnost účastníka ověří na základě fotografie průkazu a fotografie účastníka pověřený pracovník společnosti Scio (hodnotitel). Účastník má možnost na skenu dokladu totožnosti vybrat části skenu, které se uloží. Ostatní části jsou digitálně znehodnoceny a nejsou ukládány. Účastník musí v neznehodnocené podobě ponechat části dokladu, které obsahují jméno, příjmení, datum narození a fotografii účastníka a dále datum platnosti dokladu.
Následně budou po celou dobu zaznamenávány obrazy z (web)kamery a zvuk z mikrofonu a po dobu samotné zkoušky také veškerá činnost zobrazená na obrazovce počítače, na kterém testování probíhá. Další činnost na počítači webová aplikace ScioLink vyhodnocuje pouze prostřednictvím aplikace Proctoring Desktop tak, že monitoruje probíhající procesy a připojená zařízení. Jsou ukládány informace o nepovolených běžících procesech, připojených zařízeních a konfiguraci počítače (z důvodu kontroly minimálních technických požadavků zařízení). Tyto záznamy v reálném čase vyhodnocuje tzv. „umělá inteligence“ testovací aplikace. V případě, že tato „umělá inteligence“ vyhodnotí záznam tak, že jeho obsah nasvědčuje nějakému porušení stanovených pravidel a tudíž ohrožení regulérnosti zkoušky, vyznačí toto na záznamu ze zkoušky. Veškeré tyto záznamy se zobrazí pověřenému pracovníkovi k prověření záznamu a rozhodnutí o tom, zda je zkouška vyhodnocena jako neregulérní. Rozhodnutí o regulérnosti či neregulérnosti zkoušky nikdy není činěno automaticky „umělou inteligencí“, každé automatické vyhodnocení prověřuje pracovník společnosti Scio a je to on, kdo rozhoduje o regulérnosti zkoušky a (ne)platnosti jejího výsledku.
Bez pořizování záznamů nelze online NSZ realizovat, neboť by nebylo možné ověřit regulérnost zkoušky a bez toho by žádná fakulta nemohla výsledek NSZ uznávat ve svém přijímacím řízení jako kritérium pro přijetí.
Aplikace ScioLink a aplikace Proctoring Desktop pro své správné fungování zjišťuje data o typu prohlížeče, o hardwarové konfiguraci zařízení, z něhož je do testu přistupováno a jeho operační systém a informace o konfiguraci systému, spuštěných aplikacích a razítko data/času. Jde o informace nezbytné např. v případě výpadku internetového spojení, nebo pro správné fungování aplikace / webového rozhraní na daném zařízení. Tyto informace jsou zpracovávány převážně pouze automatickými prostředky, po ukončení zkoušky nejsou nadále nikterak provázány s jednotlivými účastníky.
