SCIO

scio_web.span_sr-only.basket

Zpracování osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tento dokument obsahuje základní informace o ochraně osobních údajů a jejich zpracování Správcem. Správcem je jedna ze společností ze skupiny Scio. Vzhledem k tomu, že společnosti ze skupiny Scio provádí zpracování osobních údajů podle stejných standardů, je tato informace pro všechny jednotlivé společnosti ze skupiny Scio (pro jednotlivé Správce) společná. Správcem osobních údajů v konkrétním případě je společnost, se kterou uchazeč jedná o zaměstnání, resp. která je zaměstnavatelem zaměstnance. Uchazeč je o osobě Správce vždy informován bezprostředně po zahájení zpracování jeho osobních údajů. 

Údaje všech společností ze skupiny Scio, které jsou Správci osobních údajů.

Správce má svého pověřence pro ochranu osobních údajů:

Kontakt:

  • Email: poverenec@scio.cz
  • Telefon: 234 705 032

OBECNÉ NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679, O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

GDPR je ucelenou právní úpravou ochrany osobních údajů. Správce stejně jako všichni ostatní správci a zpracovatelé osobních údajů je povinen se tímto nařízením řídit.

Cílem právní úpravy GDPR je ochrana subjektů údajů před neoprávněným zacházením s jejich osobními údaji, a to včetně umožnění větší kontroly nad tím, co se s jejich osobními údaji děje.

DEFINICE POJMŮ

Osobní údaj - veškeré informace, které lze přiřadit konkrétní fyzické osobě

Zpracování osobních údajů - jakákoliv operace s osobními údaji (včetně shromažďování, uložení, použití i výmazu).

Správce - určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (nebo mu jsou určeny zákonem)

Zpracovatel - zpracovává osobní údaje pro správce – např. externí mzdová účetní

Citlivé osobní údaje - „zvláštní kategorie osobních údajů“ – údaje o zdravotním stavu, údaje o rasovém či etnickém původu, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení.

KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČEL JEJICH ZPRACOVÁNÍ

UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ

Správce v rámci výběrového řízení zpracovává:

  • Údaje, které poskytne uchazeč ve svém životopise, příp. údaje z referencí od bývalých zaměstnavatelů, či údaje zveřejněné uchazečem na sociálních sítích
  • Kontaktní údaje (email, telefon)
  • Fotografie (pokud ji uchazeč poskytne)
  • Výsledky testu Personline
  • Pracovní profil uchazeče, který vzniká v průběhu výběrového řízení

Údaje uchazečů o zaměstnání nejsou bez předchozího výslovného souhlasu zaměstnance předávány žádným třetím subjektům.

Údaje uchazečů jsou uchovávány po dobu trvání výběrového řízení, případně po dobu, na kterou uchazeč ke zpracování poskytl souhlas.

ZAMĚSTNANCI

Správce je povinen na základě platné právní úpravy zpracovávat osobní údaje v rozsahu:

  • jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu,
  • údaj o zdravotní pojišťovně
  • údaje o dosaženém vzdělání (zpravidla včetně dokladů o dosaženém vzdělání)
  • datum vzniku a zániku pracovního poměru a pracovní pozici
  • jméno a příjmení dětí a manžela/manželky pro daňové účely

Správce dále zpracovává některé další údaje

  • telefon, email, kontaktní adresa, pokud se liší od adresy trvalého bydliště
  • číslo bankovního účtu
  • údaje o zdravotní způsobilosti k vykonávané práci

U cizinců pak musíme uchovávat kopii dokladů prokazujících oprávněnost cizince k pobytu na území ČR.

Údaje zaměstnanců jsou předávány zdravotní pojišťovně zaměstnance, České správě sociálního zabezpečení a Finančnímu úřadu a v případě cizinců také Úřadu práce.

Údaje zaměstnanců jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými zákony. Nejdelší doba stanovená zákonem je 30 let pro uchování záznamů pro účely důchodového pojištění.

PRÁVNÍ TITUL (DŮVOD) ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracovává Správce na základě:

  • právního předpisu
  • smlouvy
  • souhlasu
  • oprávněného zájmu

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ PRÁVNÍHO PŘEDPISU:

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ukládá zpracovávání osobních údajů za účelem placení záloh na daň z příjmu fyzických osob, vyúčtování daně z příjmu fyzických osob a uplatnění slev na dani a daňových zvýhodnění.

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ukládá zpracovávání osobních údajů vedením evidence pro účely důchodového pojištění.

zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění ukládá zpracování osobních údajů za účelem splnění oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně.

zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti upravuje mimo jiné způsob zpracování osobních údajů cizinců.

zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících stanoví kvalifikační předpoklady pro přímou pedagogickou činnost, jejichž splnění musí uchazeč o zaměstnání ve škole doložit. Správce pak tyto údaje musí zpracovávat. 

zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ SMLOUVY:

Osobní údaje nezbytné k plnění vzájemných práv a povinností z pracovní smlouvy jsou zpracovávány na základě této smlouvy.

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ INFORMOVANÉHO SOUHLASU

Na základě předchozího souhlasu, který obsahuje veškeré nezbytné informace o způsobu a účelu zpracování, zpracovává Správce osobní údaje následujícím způsobem:

  • údaje poskytnuté uchazečem v rámci výběrového řízení včetně údajů obsažených v životopise, který uchazeč v rámci výběrového řízení předloží Správci
  • fotografii uchazeče

Informovaný souhlas je uchazečům předkládán v rámci vyplnění dotazníku na začátku výběrového řízení. Uchazeč je oprávněn souhlas kdykoliv částečně nebo zcela odvolat.

Správce dále na základě souhlasu zpracovává fotografii zaměstnance jako profilový obrázek k e-mailovému účtu či k účtu v aplikace BaseCamp, příp. na intranetu, pokud Správce intranet provozuje.. Souhlas s tímto užitím fotografie vyjadřuje zaměstnanec tím, že fotku zaměstnavateli poskytne, či ji jako profilový obrázek použije, později pak má zaměstnanec kdykoliv možnost fotku vymazat.

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU SPRÁVCE

V omezené míře může Správce zpracovávat osobní údaje uchazečů a zaměstnanců i bez souhlasu a bez toho, aby mu to výslovně ukládal zákon. V praxi se jedná spíše o výjimky, a to:

  • kontaktní údaje zaměstnance (telefon, email, doručovací adresa) za účelem kontaktování zaměstnance v případě potřeby
  • kontaktní údaje zaměstnance (telefon, pracovní email) v kontaktech v Google Workspace, příp. na intranetu.

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM SUBJEKTŮM, VYUŽITÍ SLUŽEB ZPRACOVATELE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

POVINNOST PŘEDÁVAT OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍM SUBJEKTŮM DANÁ ZÁKONEM

Správce je povinen předávat údaje zaměstnanců zdravotní pojišťovně zaměstnance, České správě sociálního zabezpečení a Finančnímu úřadu a v případě cizinců také Úřadu práce.

ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZA POMOCI ZPRACOVATELE

Správci využívají služeb společnosti www.scio.cz, s.r.o. ze skupiny Scio v personální oblasti, zejména pak její aplikaci ScioLidé za účelem přípravy smluvní dokumentace, evidence práce atp. 

Údaje uchazečů a zaměstnanců na Slovensku jsou zpracovávány v součinnosti se zpracovatelem, účetní firmou CATO Slovakia s.r.o., sídlo: A. Hlinku 2337/6, 960 01 Zvolen, IČO: 53 644 352

Správce pravidelně nevyužívá služeb žádného dalšího zpracovatele.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Každý, jehož osobní údaje jsou správcem zpracovávány (dále jen „subjekt údajů“), má následující práva.

PRÁVO NA PŘÍSTUP

Každý má právo se dozvědět, zda jsou nebo nejsou jeho údaje zpracovávány – pokud ano, pak má právo získat přístup k těmto údajům a dále k informacím o účelech, kategoriích údajů, příjemcích, době uložení, o právu podat stížnost, o zdroji údajů (pokud nejsou od subjektu), že dochází k automatizovanému rozhodování a dále má právo získat kopii těchto údajů.

PRÁVO NA INFORMACE

Správce informuje uchazeče a zaměstnance o veškerých způsobech zpracování jejich osobních údajů, a to ať už jde o údaje získané od subjektu údajů, tak i v případě, že údaje získá Správce jiným způsobem. Subjekt údajů má také právo požádat Správce o poskytnutí informace o zpracování jeho osobních údajů a Správce mu vyhoví.

PRÁVO NA OPRAVU

Subjekt údajů má právo, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů.

PRÁVO NA VÝMAZ („PRÁVO BÝT ZAPOMENUT“)

Subjekt údajů má právo, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Správce je vymaže. Podmínkou pro výmaz však je splnění některé podmínky stanovené GDPR:

  • Osobní údaje už nejsou potřeba k účelu, ke kterému byly shromážděny
  • Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje zároveň jiný právní důvod (titul) ke zpracování
  • Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistuje žádný převažující důvod pro zpracování
  • Osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně
  • Výmaz ukládá právní předpis

PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Subjekt údajů má právo, aby Správce omezil zpracování osobních údajů, v případech stanovených GDPR (subjekt popírá přesnost údajů; zpracování je protiprávní, avšak subjekt odmítá výmaz; správce údaje nepotřebuje k původnímu účelu, ale subjekt je požaduje pro uplatnění svých nároků; subjekt údajů vznesl námitku). Zpracování údajů se v takovém případě omezí jen na jejich uložení, není-li dán souhlas subjektu s jiným zpracováním.

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce bránil. Toto právo se vztahuje na případy výslovně v GDPR uvedené, tedy pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň pokud jsou údaje zpracovávány automatizovaně. V případě osobních údajů zpracovávaných Správcem k takové situaci běžně nedochází, nicméně v případě zájmu je možné exportovat veškeré údaje z databáze Správce.

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a Správce dále takové údaje nezpracovává, v případě že:

  • jde o zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo na něm má oprávněný zájem správce, a správce neprokáže převažující zájem na zpracování nad právy a svobodami subjektu údajů.
  • jde o zpracování pro účely přímého marketingu.

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů poskytnutém subjektem údajů, má tento subjekt údajů právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Pokud se subjekt údajů domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho osobních údajů, má právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
 

SPRÁVCI - společnosti ze skupiny Scio:

  • scio, s.r.o. , IČ: 10779442, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8
  • www.scio.cz, s.r.o., IČ: 27156125, se sídlem Praha 8, Pobřežní 34, PSČ 18000
  • Scio Kuchyně - zařízení školního stravování, s.r.o., IČ: 19084536, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8
  • Scio Research, s.r.o., IČ: 09503307, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8
  • ScioŠkola Praha Chodov - základní škola, s.r.o., s.r.o., IČ: 03739937, se sídlem: náměstí Pošepného 2022, 149 00 Praha 11 (ScioŠkola Praha Chodov)
  • ScioŠkola Praha Jarov - základní škola, s.r.o., IČ: 04775112, se sídlem: V Zahrádkách 3, Praha 3, 13000 (ScioŠkola Praha Jarov)
  • ScioŠkola Praha Dejvice - základní škola, s.r.o.., IČ: 04775031, se sídlem: nám. Na Santince 2440/5, 16000 Praha 6 – Dejvice (ScioŠkola Praha Dejvice)
  • ScioŠkola Praha Bubeneč - základní škola, s.r.o., IČ: 10788069, se sídlem: Na Zátorce 675/30, 160 00 Praha 6 (ScioŠkola Praha Bubeneč)
  • ScioŠkola Praha Nusle - základní škola, s.r.o., IČ: 07231881, se sídlem: Boleslavova 1/250, 14000 Praha 4 – Nusle (ScioŠkola Praha Nusle)
  • ScioŠkola Praha Stodůlky - základní škola, s.r.o., IČ: 07116331, se sídlem: Prusíkova 16, 15500 Praha 13 (ScioŠkola Praha Stodůlky, Expediční základní ScioŠkola)
  • ScioŠkola Brno - základní škola, s.r.o., IČ: 04774850, se sídlem: Sokolova 145/4, Horní Heršpice, 619 00 Brno (ScioŠkola Brno Heršpice)
  • ScioŠkola Brno Trnitá - základní škola, s.r.o., IČ: 191 33 243, se sídlem: Šujanovo náměstí 356/1, Trnitá, 602 00 Brno (ScioŠkola Brno Trnitá)
  • ScioŠkola Olomouc - základní škola, s.r.o., IČ: 04774485, se sídlem: Horní náměstí 285/8, 779 00 Olomouc (ScioŠkola Olomouc)
  • ScioŠkola Jihlava - základní škola, s.r.o., IČ: 06336655, se sídlem:  třída Legionářů 1578/6, Jihlava, 58601, s místy poskytování vzdělávání: Havlíčkova 1395/30, 58601 Jihlava a třída Legionářů 1578/6, Jihlava, 58601 (ScioŠkola Jihlava)
  • ScioŠkola Frýdek-Místek - základní škola, s.r.o., IČ: 05738016, se sídlem: Cihelní 410, 73801 Frýdek – Místek (ScioŠkola Frýdek-Místek)
  • ScioŠkola Zlín - základní škola, s.r.o. , IČ: 05420792, se sídlem: nám. T. G. Masaryka 1281, 760 01 Zlín, s místem poskytování vzdělávání Mostní 2397, 760 01 Zlín (ScioŠkola Zlín)
  • ScioŠkola České Budějovice - základní škola, s.r.o. , IČ: 08393800, se sídlem: K. Weise 1215/3, 370 04 České Budějovice, s místem poskytování vzdělávání Kněžskodvorská 542/33a, 370 04 České Budějovice (ScioŠkola České Budějovice)
  • ScioŠkola Kolín - základní škola, s.r.o., IČO: 14378418, se sídlem: Ovčárecká 312, Kolín V, 280 02 Kolín (ScioŠkola Kolín)
  • ScioŠkola Plzeň - základní škola, s.r.o., IČO: IČO: 08393885, se sídlem: Alej Svobody 703/31, 301 00 Plzeň (ScioŠkola Plzeň)
  • ScioŠkola Žižkov - střední škola, s.r.o., IČ: 07116349, se sídlem: Prokopova 100/16, 130 00, Praha 3-Žižkov (Střední ScioŠkola, Expediční střední ScioŠkola)
  • ScioŠkola Brno Medlánky - střední škola, s.r.o., IČO: 07116349, se sídlem Hudcova 367/78, Medlánky, 612 00 Brno (Střední ScioŠkola Brno)
  • ScioŠkola Hradec Králové - základní škola, s.r.o., IČO: 21287848, se sídlem Buzulucká 431/2, 500 03 Hradec Králové 
  • ScioŠkola Praha Holešovice - střední škola, s.r.o., IČO: 19592230, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8
  • ScioŠkola Praha Holešovice - základní škola, s.r.o., IČO: 21288097, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8
  • ScioŠkola Dobříš - základní škola, s.r.o., IČO: 21298491, se sídlem Na Zlaté stezce 1075, 263 01 Dobříš
  • Scio Art - základní umělecká škola, s.r.o., IČO: 21288356, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8

Pro Slovensko:

  • www.scio.sk, s.r.o., IČO: 46 646 787, so sídlom: Štefánikova 15/2907, 949 01, Nitra